Ծրագրի կառավարման թիմի հաշվետվության վերաբերյալ խորհուրդներ

Բովանդակություն

• Հասցե՛ք Պատասխանատվությանը Կիկոֆի հանդիպման ժամանակ
• Կարևորեք առաջադրանքների փոխկապակցվածությունը
• Ձեռք բերեք հասարակական պարտավորություններ գործողությունների առարկաների վերաբերյալ
• Հասարակայնորեն հետևեք գործողությունների առարկաներին
• Առճակատել աղքատ կատարումը
• Անհրաժեշտության դեպքում բարձրացրեք կատարողականի խնդիրները

Պատասխանատվությունը, որը շատ կարևոր է յուրաքանչյուր ծրագրի հաջողության համար, չի նշանակում, որ ծրագրի ղեկավարը պետք է երեխա ունենա մանուկների, միկրոհամակարգերի կամ բրոշյուրների վրա, որպեսզի իրերը կատարվեն: Նման մարտավարությունները հաճախ բախումներ և թշնամանք են առաջացնում ծրագրի ղեկավարին: Փոխարենը պատասխանատվության ենթարկելու միակ մարդն է, որ ծրագրի ղեկավարը կարող է կատարել ավելի լավ մոտեցում, որը հնարավորություն է տալիս ամբողջ թիմին պահպանել ծրագրի պատասխանատվությունը: Ահա հաշվետվողականությունը նախագծի համար վեց եղանակներ ստեղծելու համար.

Հասցե՛ք Պատասխանատվությանը Կիկոֆի հանդիպման ժամանակ

Ծրագրի մեկնարկի հանդիպումը ժամանակն է, որպեսզի նախագծի թիմը ոգևորվի նախագծով և ակնկալիքներ տա այն մասին, թե ինչպես է իրականացվելու նախագիծը: Պատասխանատվության առաջնահերթությունը որպես ծրագրի հիմնարար սկզբունք սահմանելը շատ կարևոր է:

Մեկնարկային հանդիպման ժամանակ ծրագրի հովանավորը և ծրագրի ղեկավարը հստակեցնում են իրենց սպասելիքները: Ծրագրի հովանավորը նշում է, թե ինչպես են նրանք պատասխանատու պատասխանատվության ենթարկում ծրագրի ղեկավարին և ինչպես է ծրագրի ղեկավարը պատասխանատվության ենթարկում բոլորին:

Պատասխանատվությունն այստեղ կանգ չի առնում: Հիմնվելով այս կետերի վրա ՝ ծրագրի ղեկավարը թիմի անդամներին հնարավորություն է տալիս իմանալ, որ ակնկալում է, որ նրանք նույնպես իրենց պատասխանատվության կանչեն նախագծի ղեկավարին: Ծրագրի ղեկավարը նշում է նաև, թե ինչպես են նրանք ակնկալում, որ թիմի անդամները միմյանց պատասխանատվության կենթարկեն: Միմյանց դուրս կանչելը խրախուսվում է, քանի դեռ թիմի բոլոր անդամները պահպանում են պրոֆեսիոնալիզմը և հարգանքը ուրիշների նկատմամբ:

Այս հայտարարությունները ստեղծում են հաշվետվողականության հստակ համակարգ: Ծրագրի ղեկավարը, ի վերջո, պատասխանատու է ծրագրի հաջողության համար, բայց հաջողության հասնելու համար, ծրագրի ղեկավարը ակնկալում է, որ բոլորը հաշվետու լինեն և միմյանց պատասխանատվության ենթարկեն:

Կարևորեք առաջադրանքների փոխկապակցվածությունը

Նախագծերը գրեթե միշտ ներառում են փոխկապակցված առաջադրանքներ: Ծրագիրը հաջողակ դարձնելու համար որոշ բաներ պետք է տեղի ունենան հաջորդականությամբ: Քանի որ ծրագրի ղեկավարը թիմին է ներկայացնում նախագծի մանրամասները, ծրագրի ղեկավարը պետք է մտադրություն ունենա կարևորելու, թե ինչպես են խաչմերուկում առաջադրանքները:

Երբեմն առաջադրանքները կատարվում են միաժամանակ: Դա կարող է տեղի ունենալ անհրաժեշտության կամ արդյունավետության շահերից ելնելով: Առաջադրանքների ավարտից հետո նրանց աշխատանքային արտադրանքները գործածվում են հետագա առաջադրանքի մեջ: Պատասխանատվության կառուցվածքը գործում է ինչպես վերը նշված օրինակում: Նրանք, ովքեր աշխատում են հետագա առաջադրանքի վրա, պատասխանատվություն են կրում նախորդ աշխատանքների վրա աշխատողներին:

Ծրագրի ղեկավարը թիմի անդամներին ցույց տալով, թե ինչպես են խնդիրները միմյանց հետ կապված և ինչպես թիմի յուրաքանչյուր անդամ պետք է լավ աշխատանք տանի թիմի մյուս անդամների օգտի համար, ծրագրի ղեկավարը խթանում է միմյանց նկատմամբ պատասխանատվություն կրող թիմի անդամներին:

Եթե ​​թիմի մեկ անդամ չի կարող առաջադրանք սկսել, քանի դեռ թիմի մյուս անդամը չի կատարում իր առջև դրված խնդիրները, կախվածության մեջ գտնվող թիմի անդամը վերապահված է թիմի մյուս անդամի հաջողություններին և այդ թիմի անդամին պատասխանատվության կենթարկի ժամանակին և որակյալ կատարման համար:

Ձեռք բերեք հասարակական պարտավորություններ գործողությունների առարկաների վերաբերյալ

Ծրագրի ղեկավարները թիմային հանդիպումներ անցկացնելու պատճառներից մեկն է `հաջորդ քայլերը որոշելը` ելնելով այն բանից, թե ինչպես է նախագիծը առաջընթաց ունեցել: Հնարավորության դեպքում գործերը պետք է ընթանան ըստ պլանի, բայց երբ անսպասելի խնդիրներ են առաջանում, դրանք պետք է լուծվեն:

Անկախ այն բանից, թե ով է համաձայնում լուծելու որևէ հարց, թիմի անդամը, ով ստանձնում է այդ հանձնարարականը, ծրագրի ղեկավարը պետք է փաստաթղթավորի, թե ինչ է արվելու և երբ այն պետք է ավարտվի:

Գործողության կետը այնուհետև պետք է ներառվի հանդիպման գրառումներում կամ գործողությունների կետերի մատյանում: Ծրագրի կառավարման տարբեր փիլիսոփայություններ դա անում են այլ կերպ: Հիմնականը գործողության կետերը գրելն է `ապագա հղման համար:

Հասարակայնորեն հետևեք գործողությունների առարկաներին

Երբ թիմի անդամները պարտավորություններ են կատարում, ամբողջ թիմը պետք է կարողանա ապավինել կատարված առաջադրանքի վրա: Այդ պարտավորությունների մասին գրելը շատ լավ է, բայց խնդիրները պետք է ավարտվեն:

Երբ առաջադրանքները հանձնարարված են, ծրագրի ղեկավարը պետք է հետևի, որպեսզի թիմի անդամները պահեն իրենց խոսքին: Պատասխանատվության բաժանման լավագույն մասը այն է, որ նախագծի ղեկավարները պարտադիր չէ, որ լինեն վատ տղա:

Երբ ծրագրի ղեկավարը կստեղծի հաշվետվողականության մթնոլորտ, կարիք չկա, որ ծրագրի ղեկավարը ոչխար հանի որևէ մեկին, ով չի հետևում դրան: Խմբի դինամիկան հոգ կտանի իրավիճակի մասին: Հասակակիցների ճնշումը կարող է դրական աշխատել: Ծրագրի ղեկավարը պարզապես պետք է ուշադրություն դարձնի գործողությունների կետին և թող պատասխանատու անձը խոսի:

Ժամանակ առ ժամանակ, ծրագրի ղեկավարին կարող է անհրաժեշտ լինել հարցաքննել հարցեր այն մասին, թե ինչու չի կատարվել պարտավորություն, բայց սովորաբար պատասխանատու անձին սպասում է սխալների, սխալ հաշվարկների կամ խոչընդոտների մասին և կկատարի նոր պարտավորություն `նախնական գործողությունների կետը լրացնելու և հնարավոր է ՝ քավել կատարման ցանկացած ձախողման համար:

Առճակատել աղքատ կատարումը

Նախագծի թիմի անդամի վատ կատարումը խնդիր է, որը ղեկավարները պետք է արագ և դիվանագիտական ​​լուծում ունենան: Եթե ​​ծրագրի թիմի մյուս անդամները տեսնում են, որ թույլ հանդարտությունը հանդուրժվում է, նրանց մոտիվացիան կթուլանա, և դրանց արդյունավետությունը, հավանաբար, կնվազի:

Այնուամենայնիվ, նախագծի ղեկավարները չեն կարող լինել ստեղնաշարային աղյուսակներ `կտրելով աղքատ կատարողներին, երբ նրանք չեն բավարարում սպասումները: Դա հավասարակշռող գործողություն է ՝ գործերը արագորեն գործածելու և մարդասիրաբար օգտագործելու միջև:

Վատ կատարումը ինքնին չի անցնում: Չի կարելի թույլ տալ տևել, սակայն ծրագրի ղեկավարները պետք է ժամանակ տրամադրեն աղքատ կատարողներին `իրենց պահվածքը շտկելու համար, երբ դա նրանց ուշադրության կենտրոնացվի:

Անհրաժեշտության դեպքում բարձրացրեք կատարողականի խնդիրները

Եթե ​​միմյանց հետ անբավարար կատարումը չաշխատելը, ծրագրի ղեկավարը պետք է խնդիրը սանդղակի բարձրացնի թիմի անդամի ղեկավարին: Եթե ​​դա չհաջողվի, նախագծի հովանավորին գուցե հարկ լինի միջամտել:

Նախքան ծրագրի հովանավորին հարցն ավելացնելը, ծրագրի ղեկավարը պետք է սպառի մնացած բոլոր տարբերակները: Անբավարար կատարման դեպքում, ծրագրի ղեկավարը պետք է առանձնահատուկ լինի ծրագրի հովանավորի հետ և առաջարկություններ ներկայացնի խնդիրը լուծելու համար:

Եթե ​​նախագծի ղեկավարը ցանկանում է, որ թիմի անդամը երկրորդ գծի մենեջերի կողմից խորհրդածվի, ապա նախագծի ղեկավարը պետք է այդպես ասի: Եթե ​​ծրագրի ղեկավարը ցանկանում է, որ թիմի անդամը փոխարինվի, ապա ծրագրի ղեկավարը պետք է նման խնդրանք ներկայացնի: Ծրագրի ղեկավարը պետք է ապահովի տարբերակներ և առանձնացնի յուրաքանչյուր տարբերակի կողմն ու կողմերը: