Հանդիպումների կառավարման պրակտիկան օգնում է բարելավել արտադրողականությունը
Բովանդակություն
- Հանդիպումների կառավարման բանալին - Կանգնեք PAT
- Սկսեք ձեր հանդիպումները ժամանակին
- Հանդիպումը պահեք թեմաներով
- Պահպանեք և տարածեք հանդիպման նոտաները / րոպեները
- Ներքևի գիծը
Մենք մեր աշխատանքի մեծ մասն անցկացնում ենք հանդիպումների ժամանակ: Շատ դեպքերում, հանդիպման վատ կառավարման պրակտիկան հանգեցնում է մասնակիցների ժամանակի անարդյունավետ օգտագործման: Առնչվող հոդվածում մենք առաջարկում ենք առաջնորդություն ՝ հանդիպումների հինգ սցենարներն արդյունավետ իրադարձությունների վերածելու վերաբերյալ: Ահա լրացուցիչ գաղափարներ ՝ հանդիպումների օգտակարության, արտադրողականության և ազդեցության ամրապնդմանը աջակցելու համար:
Հանդիպումների կառավարման բանալին - Կանգնեք PAT
Որոշ մենեջերներ աշխատում են P.A.T. մոտեցում հանդիպումների, պահանջելով ա Պպնդել, an Աօրակարգ, և ա Տimeframe. Նիստին ընդառաջ համատեքստի այս կարևոր կետերով մասնակիցներին զինելը ապահովում է, որ մարդիկ պատրաստ լինեն մասնակցելու և աջակցելու հանդիպման ընդհանուր մտադրությանը: Հստակ P.A.T. ուրվագիծը օգնում է ապահովել արդյունավետ նիստ:
Դուք պետք է առավելագույնը սահմանեք հանդիպման նպատակը 1 կամ 2 նախադասությամբ: «Այս հանդիպումը պլանավորում է նոր մարքեթինգային արշավը» կամ «այս հանդիպումը վերանայման բեռնափոխադրման նոր քաղաքականությունը վերանայելն է»: Նպատակը կօգնի բոլորին իմանալ, թե ինչու են այնտեղ, ինչ պետք է արվի և ինչպես առաջնորդվել առաջընթացով և եզրակացության հանգեցնել:
Օրակարգ սահմանեք: Թվարկեք այն իրերը, որոնք պատրաստվում եք վերանայել / քննարկել / ստուգել: Մենք սիրում ենք օրակարգ հատկացնել յուրաքանչյուր օրակարգի կետին (տե՛ս ստորև) և նույնականացնել այն անձին, ով պատասխանատու է քննարկումը մոդերացնելու համար: Սահմանել ժամանակացույցը. առնվազն սահմանել մեկնարկի և վերջի ժամանակ: Մենք առաջարկում ենք նաև օրակարգ սահմանել օրակարգի յուրաքանչյուր կետի համար: Սրանք պետք է լինեն ընդհանուր հանդիպման ժամանակացույցին:
Սկսեք ձեր հանդիպումները ժամանակին
Եթե դուք աշխատում եք այն մշակույթներից մեկում, որտեղ մարդիկ ամբողջ ընթացքում հանդիպումներ են ունենում մինչև սկսվելու նախատեսված ժամանակից հինգ կամ տասը րոպե անց, ապա ժամանակն է սկսել նոր միտում: Մի ֆիրման իր ղեկավարներին խրախուսում է փակել դուռը նախնական նախատեսված ժամին, իսկ նրանք, ովքեր ուշանում են, ուրախ չեն մասնակցելու: Թեև սա կարող է լինել ավելի կտրուկ, քան դուք մտածում եք գործել, դուք չպետք է որակում լինեք հանդիպումը կարգի բերելու, նպատակը վերանայելու և ակնկալիքներն ու ժամկետները հաստատելու վերաբերյալ:
Մի սպասեք, որ stragglers հայտնվեն: Երբ ինչ-որ մեկը ուշ ժամանում է, մի՛ վերադառնա՛ր և վերանայիր արդեն ծածկվածը: Շարունակեք ձեր հանդիպման թեմաները: Սա անհարմար կլինի ցնցող մարդու համար և բարելավել հաջորդ հանդիպմանը ժամանակին ժամանելու իր հավանականությունը:
Եթե հանդիպման կազմակերպիչը / հովանավորը ժամանակին չի ներկայացել, ապա հանդիպումը չեղյալ համարեք և վերադառնաք աշխատանքի: Հինգից յոթ րոպե սպասման ժամանակահատվածը ողջամիտ է: Հնարավորություններ կան, որ հանդիպման կազմակերպիչը անսպասելի դժվարության է ենթարկվել և գերադասում է ձեզ ժամանակ չխնայել իրեն սպասելու համար:
Հանդիպումը պահեք թեմաներով
Լավ պրակտիկա է ՝ ինչ-որ մեկին մեկին հանձնարարել հանդիպման ընթացքում բոլորին հետևելու համար: Չափազանց հաճախ քննարկումները ցանում են, ապա վերածվում կարծիքի, գաղափարների, փաստերի և հույզերի ալիք: Փոխարենը, նշանակեք դերը և բոլորին տեղեկացնեք, որ այս անհատը կխնդրի, թե երբ և երբ քննարկումը կախված է օրակարգից և քննարկման հատուկ կետից: Որոշ ֆիրմաներում այս դերը հիշատակվում է որպես «icանապարհային երթևեկություն», մյուսներում ՝ «Թեմաների պահակ»: Անկախ պիտակից, դերը խիստ օգտակար է ձեր հանդիպումների արդյունավետության և արդյունավետության ամրապնդման գործում:
Եթե առաջանում են լրացուցիչ թեմաներ, որոնք արտակարգ դրված են, բայց կարևոր է քննարկել, դրանք պետք է հստակ գրվեն և տեղադրվեն «ավտոկայանատեղի» -ում `հետագա քննարկման և քննարկման կամ դիսկրետիվ հանդիպման համար: Հանդիպման սեփականատերը իրավունք ունի թույլ տալ աննշան տարբերվող քննարկում, եթե այն աջակցում է հանդիպման ընդհանուր նպատակին:
Պահպանեք և տարածեք հանդիպման նոտաները / րոպեները
Ինչ-որ մեկը, բացի հանդիպման կազմակերպիչից, պետք է հանդիպման րոպեներ պահպանի: Արձանագրությունների լավ ձայնագրությունը կներառի.
- Հանդիպման ժամանակը, ամսաթիվը, գտնվելու վայրը
- Նպատակի նկարագրությունը
- Օրակարգի պատճենը
- Ներկաների ցուցակը և նրանց, ովքեր չեն մասնակցել
- Եզրակացությունների, գործողությունների առարկաների, պարտականությունների և ավարտման մանրամասն ամփոփ ցուցակ: Շատ նոտաներ արտադրողներն օգտագործում են օրակարգը `որպես եզրակացություններ և գործողություններ ցուցակելու ուղեցույց:
- Պլանավորված հետագա հանդիպումը, եթե իսկապես անհրաժեշտ լինի:
Իդեալում, հանդիպման ավարտի ավարտից հետո հնարավորինս շուտ բաշխեք հանդիպման նոտաները և բացարձակապես մեկ աշխատանքային օրվա ընթացքում: Հաշվետվությունները և գրառումները կարևոր հիշեցում են ինչպես մասնակիցների, այնպես էլ տեղեկատվության աղբյուր `այլ շահագրգիռ անձանց կամ հանդիպումը բաց թողածների համար: Արձանագրությունները լծակներ գործադրելու հիանալի գործիք են մարդկանց և թիմերին հիշեցնելու իրենց կատարած հետագա գործողությունների համար:
Ներքևի գիծը
Հնարավոր է, որ հանդիպումը կբերի դրական արդյունքի ՝ օգնելով մղել ծրագրեր և առաջ տանել մարդկանց, պարզապես մի՛ վստահեք դրան: Ձեր հանդիպման կառավարման տեխնիկայի որոշ ջանասիրություն և միտումնավոր ամրապնդում կբարելավեն մեծ արդյունքի վարման ձեր հնարավորությունները:
